Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?

Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.

Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit  eingehenden E-Mails erleichtert (siehe “Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!“).

Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.

Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.

In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.

Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut

1. Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
2. E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff  vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
3. E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
4. Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
5. „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
6. E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten.  Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
7. Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
8. Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
9. Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
10. Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.

Bei meinem täglichen “Surfgang durch die Blogosphäre” bin ich auf einen wirklich schönen Beitrag gestoßen. Und zwar werden dort die einzelnen E-Mail Dienste anhand von Screenshots beschrieben. Wer also auf der Suche nach einem neuen E-Mail Dienst bzw. einer neuen E-Mail Adresse ist, kann auf der folgenden Seite schon einmal mit der Handhabung und dem Design vertraut werden.

Zur Übersicht der E-Mail Dienste

Ich selbst zahle für meine E-Mail Adresse, da ich die massive Werbeflut auf Free Mail Diensten als sehr störend empfinde. Außerdem gönne ich mir den Luxus, um weitaus größere E-Mail Anhänge versenden und empfangen zu können. Ein weiterer Vorteil von Premium Diensten, neben diversen Zusatzfunktionen wie Faxversand, ist der telefonische Support. Dieser wird bei manchen Premium Diensten zu humanen Preisen angeboten (meist 14 ct. pro Minute).

Doch es gibt Unterschiede. Zum Beispiel gibt es Anbieter wie Direct Box, die nicht einmal IMAP anbieten. Eine Funktion, die ich standardmäßig schon von einem Free Mail Dienst erwarten würde. A propos Direct Box: Diese schlagen mit 1,99 € pro Minute beim telefonischen Support zu Buche.

Nicht alle Premium E-Mail Dienste stellen einen komplett werbefreien Service zur Verfügung, obwohl viele damit werben. Laut Stiftung Warentest war im Testzeitraum nur Yahoo Mail Plus absolut werbefrei. Arcor Pia Plus überzeugte wenigstens noch mit wenig Werbung. Unterschiede gibt es außerdem bei den jeweiligen Speicherkapazitäten. Für 2,99 € bekommt man bei Freenet Mail Plus und GMX Pro Mail 5 GB Speicher. Google Mail bietet 7,3 GB kostenlos an. Also wenn ich schon für meine E-Mail Adresse zahle, erwarte ich schon unbegrenzten Speicher. Denn ich möchte nicht jedes Jahr neuen Speicher für weitere Gebühren hinzubuchen. Dafür muss man allerdings bei Google Mail mit dem Gefühl leben, dass jemand mitliest.

So viel von mir.
Folgende Übersicht zeigt die Leistungen der einzelnen Premium E-Mail Dienste.

1&1 MailXchange habe ich nicht in die Betrachtung einbezogen. Dort bekommt man ab 1,49€ im Monat neben der E-Mail Adresse und dem E-Mail Postfach eine eigene .de Domain.
Alle Angaben ohne Gewähr.

Da scheiden sich ja nun seit langem die Geister. Stiftung Warentest hat das ganze mal näher unter die Lupe genommen. Getestet wurden 11 FreeMail Anbieter und 7 kostenpflichtige E-Mail Dienste. Ergebnis: Kein “Sehr gut” und kein “Gut”.

Google Mail schneidet bei den FreeMailern und GMX TopMail bei den kostenpflichtigen E-Mail Diensten am besten ab. Beide jedoch mit einem Gesamturteil “befriedigend”.

Im Allgemeinen sind der Virenschutz, zu kleine Dateianhänge, verwirrende AGBs und die massive Werbeflut Probleme, die je nach Anbieter mal besser oder schlechter ausfallen. Ernüchrternd ist allerdings, dass die besten Dienste dennoch nur “befriedigend” sind.

An alle E-Mail Anbieter bzw. E-Mail Dienste: da ist noch reichlich Optimierungspotenzial!

Wie sich die Freemail Anbieter im Detail unterscheiden zeigt die folgende Tabelle. Wer sich zusätzlichen Spam- und Virenschutz wünscht, dürfte mit Kaspersky Internet Security 2010 die richtige Entscheidung treffen. Hier kann der Werbefilter trainiert werden und es werden somit mit der Zeit immer bessere Ergebnisse erzielt.

Einen Vergleich der kostenpflichtigen E-Mail Dienste finden Sie unter folgendem Link: Vergleich kostenpflichtiger E-Mail Anbieter

Xobni funktioniert wie ein Plug-In für MS Outlook. Nach erfolgreicher Installation erfasst Xobni sämtliche E-Mails, deren Anhänge und Absender. In Null Komma Nix hat man ganze Personenprofile erstellt und die Suche nach E-Mails oder Anhängen wird enorm erleichtert. Die E-Mail Flut kann gebändigt werden.

Denn wenn man jetzt nach einer Person sucht, werden sämtliche E-Mails und Anhänge, die von dieser Person eingegangen sind oder aber auch an diese Person versendet worden sind strukturiert und übersichtlich dargestellt. Die einzelnen Personenprofile erstellt Xobni automatisch inklusive Adressen und Telefonnummern, indem die einzelnen Signaturen durchsucht werden. Aus Xobni heraus kann man dann direkt die Person via Skype kontaktieren.

Außerdem durchsucht Xobni das Netz nach weiteren Informationen zur Person. So werden-falls vorhanden-Links zu Facebook-Profilen oder auch Linked-In Profilen direkt aus Xnobi angezeigt. Nicht nur das: der Facebook Status und die Profilbilder der Personen werden ebenfalls angezeigt. Linked-In Mitglieder kann man direkt aus Outlook zu seinen persönlichen Linked-In Kontakten hinzufügen.

Ein weiteres Feature ist, dass man gefundene Anhänge per Drag&Drop aus Xobni in eine neue Mail einfügen kann.

Fazit: Xobni verbessert die Übersichtlichkeit bei der Suche nach Mails und Anhängen und erstellt automatisch ein Adressbuch angereichert mit weiteren Informationen der Kontakte aus sozialen Netzwerken. Und das ganze kostenlos. Tolles Programm.

Für alle passionierten MS Outlook User, hier gehts zum Xobni Download: http://www.xobni.com/

P.S. Mal so ganz nebenbei: xobni heisst umgedreht inbox.