Okt. 20

E-Mail in der Unternehmenskommunikation

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Von allen Ecken schreit es nach Web 2.0 Applikation und dies schon seit Jahren. Im Geschäftsleben könnte man vermuten, dass sich diese Applikationen mittlerweile auch dort durchgesetzt haben. Doch so ist es nicht. Zumindest laut Studie von Forrester. E-Mail und Telefon bleiben weiterhin die Top Kommunikationsinstrumente in der Wirtschaft. Sind diese Tools denn noch angemessen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit?

Der E-Mail fehlen entscheidende Funktionalitäten, nämlich die Kollaborations- und Koordinatitionsfunktion bzw. Funktionen, die einen effizienten Wissenstransfer ermöglichen. Die Frage ist also nicht  was die E-Mail ersetzt, sondern womit die E-Mail angereichert werden sollte, damit die Unternehmenskommunikation schlanker, schneller und gezielter abläuft. Natürlich könnte man auch einfach verschiedene Dienste heranziehen. Doch je mehr Tools herangezogen werden, desto höher ist die Gefahr, dass neue Kommunikationswege nicht akzeptiert werden. Insbesondere bei großen Unternehemen. Daher liegt es doch nahe, die Funktionalitäten in einem Tool zu bündeln. Und zwar „um die E-Mail herum“, so dass die E-Mail Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenskommunikation bleibt.

Was benötigt man denn nun neben der E-Mail in einem solchen Enterprise 2.0 Tool? Die folgenden Funktionen sind meiner Meinung nach darin enthalten. Leser sind natürlich dazu angehalten, weitere Funktionen in den Kommentaren beizutragen.

  • Wiki: als Glossar, für Dokumentationen, im allgemeinen zum Wissenstransfer
  • Kollaborationstool: zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, die hauptsächlich dem externen Gebrauch dienen
  • Microblog: für die schnelle Übermittlung von Unternehmensrelevanten Informationen bzw. News oder sponatenen Ideen
  • Projekt Management Tool, welches mit der Kalenderfunktion verbunden ist.
  • Instant Messenger und VoIP: zur Abhandlung von Meetings in Real Time

Die E-Mail dient dabei als Schaltzentrale und Aggregator von Updates in den verschiedenen Funktionalitäten und insbesondere zur schriftlichen Kommunikation mit externen Partnern.

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Okt. 16

Social Network Nutzer schreiben mehr E-Mails!

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Eigentlich sollte man ja denken, dass Nutzer von Social Networks Ihre Kontakte auch über Social Networks pflegen und ihre E-Mail Provider bzw. E-Mail Dienste vernachlässigen. Eine Studie von Nielsen in Zusammenarbeit mit Facebook widerlegt dies.

Dieser Studie zufolge sind gerade Power Nutzer von Social Networks diejenigen, die mehr als doppelt so viel Zeit mit E-Mails verbringen wie der Durchschnitt. Während Power Nutzer von Social Networks monatlich 180 Minuten mit E-Mails verbringen, verbringt der Durchschnitt bzw. Nutzer, die sich wenig in Communities aufhalten, 60 Minuten mit der einstmaligen Killer Applikation.

Ein Ende der E-Mail scheint also nicht in Sicht. Ganz im Gegenteil: Im Zeitalter der Social Networks steigt die Nutzung sogar noch an. Da scheint MySpace mit der Strategie, die Dienste Social Network und E-Mail zu verknüpfen, garnicht so falsch zu liegen.

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Okt. 14

Nie wieder E-Mails an den falschen Empfänger

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Es gibt wieder neue E-Mail Funktionen, über die man berichten kann.
Diesmal hat Google Mail etwas neues rausgebracht.

Wer kennt es nicht? Eine E-Mail muss schnell raus: Text schnell runtertppen, E-Mail Adresse mit Autovervollständigung eingeben und Senden-Button drücken. Kaum hat man sich versehen, ging das ganze an die falsche Person. Das kann zuweilen sehr unangenehm werden. Insbesondere wenn der Adressat zufällig der Chef ist, über den in der E-Mail fröhlich abgelästert wurde. Google hat dafür eine Funktion in Google Mail integriert, welche kurz vor dem Versand einer E-Mail checkt, ob der eingegebene Adressat zur Personengruppe gehört, an die man öfter E-Mails verschickt. Ist dies nicht der Fall, warnt das Prgramm den User mit „Meinten Sie:…“!

Dies ist nur eine von vielen Funktionalitäten die Google Mail bereitstellt. So kann man zum Beispiel bei versendeten Nachrichten den Versand rückgangig machen. Dafür hat man allerdings nur 10 Sekunden nach Versand der E-Mail. Oder aber auch kann man sich daran errinern lassen, dass man noch einen Anhang einzufügen hat. Der Klassiker „Betreffzeile vergessen?“ muss in diesem Zusammenhang auch erwähnt werden.

Eine ganz lustige Funktion ist Mail Goggles. Dieses Feature testet vor Versand von E-Mails, die zwischen 22 Uhr und 4 Uhr versendet werden sollen, die mathematischen Fähigkeiten des Users. Besteht der User den Test nicht, dann weiß er, dass er bzw. sie die E-Mail besser nicht verschicken sollte.

Da gerade im Geschäftsleben oft Outlook eingesetzt wird, könnte man sich solche Funktionen auch dort sehr gut vorstellen.

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Okt. 09

DE Mail für sichere und rechtsverbindliche Kommunikation

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DE Mail verspricht, dass zukünftig vertrauliche Daten via E-Mail ebenso sicher wie Briefe versendet werden können. Dazu wurde nun ein Pilotprojekt in Friedrichshafen am Bodensee gestartet.
Neben den Lobeshymnen macht sich aber auch Kritik breit. Denn Fakt ist, dass das Projekt vom Bun­des­in­nen­mi­nis­te­rium geför­dert wird und bereits mit der Vorratsdatenspeicherung auf heftige Kritik aus der Netz- und Datenschützer-Szene gestoßen ist. Diese werfen dem Bundesinnenministerium vor, in Richtung Überwachungsstaat zu arbeiten.

Wer über DE Mail kommunizieren möchte, muss sich mit seinem Ausweis identifizieren. Die Verbindung von E-Mail Client und Mailserver sind stets verschlüsselt und der Absender wird durch die digitale Signatur eindeutig identifiziert. Dadurch soll eine Kommunikation gewährleistet werden, die Sicherheit und juristische Beweiskraft vorweist. Die Gesetzesgrundlage hierzu fehlt allerdings noch. Dafür müsste das Bürgerportal-Gesetz erst noch verabschiedet werden. Daher soll DE Mail erst 2010 bundesweit eingeführt werden.

Die komplette Infrastruktur liegt bei den privaten E-Mail Providern, die sich eigens für DE Mail zertifizieren lassen müssen. Die Anforderungen an eine Zertifizierung, die regelmäßig erneuert werden muss, ergeben sich ebenfalls aus dem Bürgerportal-Gesetz. Ähnlich wie beim Online Banking erfolgt die Kommunikation zwischen den Nutzern und deren jeweiligen DE Mail Providern zum Beispiel über SSL Verfahren. Um die Rechtsverbindlichkeit der Kommunikation zu gewährleisten, können Versand- und Zustellnachweise angefordert werden.

Die Deutsche Post arbeitet an einem System, welches ähnliche Sicherheitsmerkmale vorweisen soll. Dieses soll ebenfalls 2010 zur Verfügung stehen.

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Okt. 06

10.000 Hotmail E-Mail Konten gehackt-So schützt man sich vor Phishing

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Phishing Betrüger werden immer trickreicher. Phishing bezeichnet dabei Versuche mittels gefälschten Webseiten, das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen, um an sensible Daten zu gelangen.

Über 10.000 Hotmail E-Mail Konten wurden so gehackt. Aber nicht nur Hotmail Nutzer sollten schnellstens ihr Passwort ändern, auch Yahoo und Googlemail Nutzer müssen fürchten, dass ihre E-Mail Konten ausgespäht wurden. Nach Berichten des BBC wurden 20 000 E-Mail Konten von Googlemail, Yahoo Mail, Aol, Comcast und EarthLink mittels Phishing gehackt. Das beduetet: Bitte das Passwort ändern und für die Zukunft folgende 10 Gebote zum Schutz vor Phishing beachten. Diese wurden von der Arbeitsgruppe Identitätsschutz im Internet erarbeitet.

  1. Seien Sie immer auf dem neuesten Stand bezüglich Sicherheitsupdates des Browsers
  2. Kontrollieren Sie stets die Sicherheitszertifikate der besuchten Webseiten
  3. Achten Sie darauf, dass Sie sensible Daten über gesicherte Verbindungen schicken (https anstatt http in der URL)
  4. Öffnen Sie niemals E-Mails mit unbekannten Absender. Falls Sie es doch tun sollten, vermeiden Sie es, den Links in der E-Mail zu folgen. Oft leiten derartige Links von Phishing Betrügern auf Webseiten, die dazu animieren sollen Zugangsdaten einzugeben oder zu bestätigen.
  5. Bedenken Sie, dass zum Beispiel Ihre Bank nie via E-Mail nach Ihren Zugangsdaten fragen wird. Werden Sie skeptisch bei derartigen E-Mails und halten Sie kurze telefonische Rücksprache mit den jeweiligen Instituten zur Verifizierung.
  6. Deaktiverung von JavaScript. Dies sollte man aber wirklich nur gezielt einsetzen, da die meisten Webseiten ohne JavaScript nicht oder eingeschränkt funktionieren
  7. Wenn Sie es gewohnt sind, dass Ihnen bekannte Webseiten normalerweise eine Authentifizierung abverlangen und dann auf einmal ohne auskommen, sollte man den Browser schließen.
  8. Installation von Webfiltern, die stets aktualisiert werden mit gefährlichen Webseiten
  9. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand bezüglich Virenschutz und Firewalls
  10. Geben Sie bei Webseiten, bei denen Sie wissen, dass Sie dort sensible Daten eingeben müssen, die URL manuell ein.

Hier noch ein Bericht des ZDFs zum Thema:

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