Nov 12

In jeder E-Mail stehen Informationen drin welchen Weg diese E-Mail zurückgelegt hat, jeder Transportschritt wird in den E-Mail-Headern (Kopfzeilen) festgehalten. Dazu gehört aber nicht nur der Transport von dem E-Mail-Provider des Absenders zum E-Mail-Provider des Empfängers, sondern auch die Einlieferung des Absenders von seinem Computer zum Anbieter.

Genau an dieser Information kann man häufig erkennen wo sich der Absender gerade befindet. Aus welchem Land kommt der Absender, meistens bekommt man auch noch Informationen zu Stadt. Das kann verräterisch sein wenn man der Freundin schreibt man sei in München geschäftlich unterwegs, befindet sich aber in Wirklichkeit in Köln.

Es ist aufwändig diese Informationen aus den E-Mails zu extrahieren und herauszufinden wo der Absender denn nun herkommt, denn die Kopfzeilen sind schwer zu lesen, und dann muss man ja auch noch die gefundene IP-Adresse in einen Städtenamen umwandeln. Doch es gibt Hilfe, zumindest für Thunderbird: Das Addon Mail-Hops

Es ist schnell installiert: Extras -> Addons -> Suchen nach „MailHops“ -> Installieren -> Thunderbird neustarten

Thunderbird Addons

mailhops_suche

Empfehlenswert ist es danach noch schnell in den Einstellungen von Meilen auf Kilometer umustellen:

MailHops Einstellungen

Nach dem Thunderbird Neustart erhält man bei jeder E-Mail Informationen über den Ort des Absenders sowie über den kompletten Weg, den die E-Mail genommen hat, inklusive einer grafischen Übersicht. Hier am Beispiel einer offensichtlichen Spam-Mail:

MailHops Spammail

Man kann sehen dass die E-Mail aus Lagos in Nigeria stammt und auf der Weltkarte kann man den kompletten Weg der E-Mail sehen:

MailHops Karte

Es ist äußerst interessant sich diese Wege anzuschauen.

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Nov 20

Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?

Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.

Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit  eingehenden E-Mails erleichtert (siehe „Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!„).

Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.

Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.

In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.

Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut

  1. Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
  2. E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff  vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
  3. E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
  4. Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
  5. „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
  6. E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten.  Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
  7. Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
  8. Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
  9. Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
  10. Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.
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