Apr 30

Laut Fraunhofer-Institut sind 85-95% des gesamten E-Mail Aufkommens Spam. Dies ergab eine Studie, die das Spamaufkommen der verschiedenen kostenlosen E-Mail Anbieter unter die Lupe nahm.
Über einen Zeitraum von vier Wochen wurden dabei Testaccounts der verschiedenen E-Mail Anbieter analysiert. GMX und Web.de belegen die letzten Plätze, da diese Anbieter die User mit eigenen Werbeemails zusätzlich befeuern.

Hier geht es zum Gesamtergebnis: http://www.sit.fraunhofer.de/fhg/Images/FraunhoferSIT-SpamStudie_tcm105-168480.pdf

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Jan 29

Forscher an der Universität Berkeley haben eine Technik entwickelt, mit der sie, laut eigenen Angaben, sämtliche Spam-Mails, die von so genannten Botnetzen versendet wurden, herausfiltern können. Unter einem Botnetz versteht man ein Netz gekarperter Rechner, die ferngesteuert ohne Wissen des Inhabers dazu herangezogen werden, massenhaft Spam-Mails zu versenden. Botnetz-Spam wird von Filtern oft nicht erkannt und ist daher ein beliebtes Mittel unter Spammern.

Bei der neuartigen Technik werden die Spammer mit ihren eigenen Waffen geschlagen. Denn die Forscher nutzen ähnliche Tricks, die Spammer auch beim Umgehen von Spam-Filtern nutzen. Die Forscher fanden heraus, dass Spammer bestimmte Vorlagen für Botnetzte heranziehen. Diese Vorlagen sorgen dafür, dass die versendeten Nachrichten stets geringfügig verändert sind und so durch die Spam-Filter gelangen. Die Forscher analysierten die Änderungen in den Nachrichten und konnten somit auf die Vorlagen schließen. E-Mails, die dann Merkmale dieser Vorlagen beinhalteten, kamen auf diese Weise nicht mehr durch den Spam-Filter. Die Technik soll außerdem dafür sorgen, dass irrtümlich als Spam deklarierte E-Mails der Vergangenheit angehören.

Derzeit ist die Technik noch sehr langsam und kann daher noch nicht als wirksamer Anti-Spamschutz eingesetzt werden. Um die oben genannten Botnetz-Vorlagen zu analysieren, benötigt die Technik derzeit noch 10 Minuten. Eine weitere Hürde sei die Masse an Botnetzen, die erkannt werden müssten, so die Forscher. Dies ist noch viel zu langsam, um heutige ausgeklügelte Spam-Attacken in den Griff zu bekommen.
Gleichwohl, die Hoffnung besteht, sich in naher Zukunft nicht mehr mit lästigen Spam-Mails plagen zu müssen.

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Jan 08

Täglich gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von E-Mail Nutzer ein. Der größte Teil davon ist allerdings unerwünscht.

Ohne eigenes Beitragen landen E-Mail Nutzer auf Verteilerlisten und werden fortan mit Werbe- und Infomails bombardiert. Daher fordert Schleswig-Holsteins Datenschutzbeauftragter den Gesetzgeber auf, die Abmeldung von Mailing Listen zu vereinfachen. „Am besten mit einem simplen Klick“, so der Datenschutzbeauftragte Thilo Weichert. Weiterhin fordert er, dass für sämtliche empfangene Werbe- bzw Infomails die Einwilligung des Empfängers vorliegen muss. Dies ist bisher nur für private E-Mail Adressen erforderlich. Aber gerade im geschäftlichen Bereich müssen die Gesetze verschärft werden. Denn dort verschlingt der Kontakt mit der täglich wachsenden E-Mail Flut viel Zeit und wird größtenteils als Belästigung empfunden. Die Absender sind sich ihrer Schuld nicht bewusst. Schließlich verschicken diese ja auch unverbindliche Angebote oder Newsletter, die im weitesten Sinne etwas mit dem Beruf des Empfängers zu tun haben. Das Problem ist: niemand hat sie darum gebeten. Juristisch gesehen gibt es keine klare Richtlinie, die geschäftliche Infomailings regelt. Und auch die Spamfilter sind meist nicht in der Lage derartige E-Mails zu identifizieren. Auf der anderen Seite gibt es aber auch ein Problem der Klassifizierung: Ab wann ist eine geschäftliche Infomail als Spam zu betrachten? Ist bereits eine Kooperationsanfrage eines vorher unbekannten Absenders unerwünscht? Diese könnte sich eventuell später als sehr hilfreich herausstellen. Fakt bleibt allerdings, dass auch auf geschäftlicher Ebene die vorherige Einwilligung des Empfängers mehr Gewicht erlangen sollte.

Die Tatsache, dass selbst der oberste Datenschützer Schleswig Holsteins sein Postfach nicht frei von unerwünschten E-Mails halten kann, spricht für sich. Sicherlich wird er in seinem Vorhaben auf die positive Rückmeldung vieler geplagter E-Mail Nutzer stoßen.

Weitere Artikel zu den Themen E-Mail Flut, E-Mail Management und Spam:

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Nov 20

Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?

Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.

Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit  eingehenden E-Mails erleichtert (siehe „Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!„).

Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.

Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.

In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.

Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut

  1. Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
  2. E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff  vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
  3. E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
  4. Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
  5. „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
  6. E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten.  Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
  7. Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
  8. Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
  9. Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
  10. Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.
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