Nov 25

Ich hatte bereits über Google Wave berichtet. Allerdings immer nur über Erfahrungen Driter:

Aber jetzt habe ich einen eigenen Account und ich habe mich gleich daran gemacht, Wave zu erkunden.

Hier ein erstes Fazit:
Eine Wave zu erzeugen, Kontakte hinzuzufügen und in Echtzeit zu kommunizieren funktionierte einwandfrei. Die angekündigte Playback-Funktion funktionierte ebenfalls, genügte aber noch nicht ganz seinen Ansprüchen.
Ich fühle mich bisher eigentlich eher an einen Instant Messenger erinnert als an ein hoch innovatives Kommunikations-Instrument.

Das Attachment Handling ist meiner Meinung nach zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht ausgereift. So kann ich einer Wave durchaus Anhänge hinzufügen, hinzugefügte Anhänge anderer Teilnehmer kann ich jedoch nicht herunterladen. Naja, es ist ja noch eine Beta-Version.

Ich konnte im Internet noch ein interessantes Buch zu Wave finden, welche unter folgenden Link online gelesen werden kann:

http://www.completewaveguide.com/guide/The_Complete_Guide_to_Google_Wave

Es bleibt abzuwarten, ob Wave die hohen Erwartungen erfüllen wird! Ich werde hier auf jeden Fall weitere Bereichte über meine Erfahrungen publizieren.

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Nov 20

Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?

Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.

Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit  eingehenden E-Mails erleichtert (siehe „Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!„).

Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.

Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.

In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.

Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut

  1. Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
  2. E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff  vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
  3. E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
  4. Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
  5. „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
  6. E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten.  Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
  7. Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
  8. Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
  9. Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
  10. Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.
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Okt 27

Derzeit scheinen sämtliche E-Mail Anbieter die E-Mail revolutionieren zu wollen. Google Wave ist nichtmals auf dem Markt und schon lässt Mozilla verlauten, dass diese ebenfalls an einem E-Mail Nachfolge-System namens „Raindrops“ arbeiten.  Was Google Wave können soll, wurde ja bereits in folgendem Artikel beschrieben: „Wie wird sich die E-Mail Kommunikation in Zukunft entwickeln?“

Aber was kann Mozilla Raindrops?

Raindrops soll die E-Mail wieder persönlich machen und die wichtigsten Nachrichten von Freunden, Mitarbeitern und Familie wieder in den Vordergrund stellen. Es geht dabei um ein intelligentes Inbox-Systeme, das wichtige von unwichtigen Nachrichten automatisch unterscheiden kann. Dabei werden Nachrichten von unterschiedlichen Quellen bezogen, von E-Mail Accounts via Pop3 bzw. IMAP4, von Twitter, Facebook, Flickr oder sonstigen Social Networks. Ziel von Raindrops ist es sämtliche Nachrichten zu aggregieren, um diese an einem zentralen Ort zu speichern und den Überblick über diese zu behalten. Um die Vorgehensweise an einem Beispiel darzustellen, nehme man mal an, dass ein Freund einen Link zu einem YouTube Video schickt. Sei es nun über E-Mail, Twitter, Skype oder aber auch Facebook. Gewöhnlich muss man dem Link folgen und sich das Video an einer anderen Stelle anschauen. Mit Raindrops soll es möglich sein, das Video direkt an Ort und Stelle zu schauen, nämlich eingebettet als Widget auf der Raindrops Plattform.
Hier eine Video-Präsentation von Mozillas neuer Erfindung, welche 2010 auf dem Markt kommen soll und Google Wave sicherlich Konkurrenz machen wird.

Aber auch Yahoo hat sich in den letzten Tagen zu Wort gemeldet. So wird auch dort fleißig entwickelt. In nächster Zeit sollen über die Yahoo Mail Plattform Updates von Freunden und Bekannten empfangen werden sollen. Seien es neue Blog-Einträge, Video-Uploads, abgegebene Kritiken, Tweets oder sonstige Aktivitäten von Kontakten, all diese Informationen sollen innerhalb der Yahoo Mail Plattform dargestellt werden. Außerdem arbeitet Yahoo ebenfalls an einem intelligenten Postfach-Systen. So sollen E-Mails von Usern, mit denen man oft E-Mails schreibt, ganz oben in der Liste erscheinen und E-Mails von unbekannten Usern ganz unten in der Liste oder aber auch im Spam-Ordner angezeigt werden.

Na so ists richtig. Nach jahrelanger scheinbarer Stagnation in der E-Mail Entwicklung geht nun ein Ruck durch die komplette Branche. 2010 wird uns sicherlich viele Neuerungen bescheren.

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Okt 05

E-Mail ist und bleibt der meist genutzte Internetdienst. Doch es gibt Konkurrenz: Twitter, Social Networks und Instant Messaging buhlen um die Vorherschaft in der Kommunikationslandschaft.

Gibt es nicht schnellere Wege jemanden zu erreichen als E-Mail? Zum Beispiel via Skype oder ICQ? Gehen E-Mails in der allgegenwärtigen E-Mail Flut nicht unter? Wird mein gegenüber die E-Mail überhaupt beantworten? Diese Fragen stellt man sich schon mal, wenn man sehr viele Möglichkeiten hat mit anderen Usern online zu kommunizieren. Der Nachteil daran: Man benötigt bei jedem dieser Kommunikations-Dienste einen Account und man könnte bei der ganzen Vielfalt schnell den Überblick verlieren. Ergo: Warum bündelt man nicht alle Dienste?

Täglich trudeln neue Nachrichten im E-Mail Posteingang ein, um mitzuteilen, dass es Updates auf Twitter, Social Networks oder Blogs gibt.
Das heisst mit all diesen neuen Kommunikationsmedien, steigt auch gleichzeitig die Zahl der empfangenen E-Mails. Als gäbe es nicht schon genug E-Mails auf dieser Welt. Dies bedeutet aber auch, dass jeder User, der sich in seiner E-Mail Flut zurechtfinden möchte, eine angemessende Ordner Struktur anlegen muss. Glücklicherweise gibt es ja Filter, die man einmal konfigurieren muss und schon gelangen die E-Mails in die entsprechend angelegten Ordner.

Aber wie sähe es denn aus, wenn man die Dienste bündeln würde?
Man stelle sich vor man beginnt den alltäglichen Surfgang mit einem Login in den E-Mail Account. Neben E-Mails von alten Studienkollegen oder vom Chef gibt es eine Übersicht über alle Updates in meinem virtuellen sozialen Netz: 3 neue Nachrichten auf Lokalisten, 2 neue Follower auf Twitter, 1 unbeantwortete Chat-Message auf ICQ, etc.! Doch es sollte nicht bei der Übersicht bleiben. Ich möchte meinen Freunden auf Loklaisten antworten. Und zwar direkt aus meinem E-Mail Account heraus. Als Heavy User mit sehr vielen Mitgliedschaften in zahlreichen Communities, möchte ich mir das tägliche abklappern der einzelnen Seiten ersparen und die jeweiligen Mitglieder der zahlreichen Communities aus meinem E-Mail Account heraus erreichen. Ich plädiere für eine Schaltzentrale der Kommunikation: E-Mail Account.

GMX geht mit dem GMX Navigator schon einen kleinen Schritt in die richtige Richtung. Doch weit genug geht das auch nicht. Viel mehr ist es nur eine Login-Hilfe, die mich nicht davor abhält, jede einzelne Seite besuchen zu müssen. Updates aus den einzelnen Netzwerken werden nicht angezeigt. Man spart sich quasi nur die Eingabe des Passwords und wird nur weitergeleitet..

Natürlich gibt es auch Momente, in denen es hilfreich ist auf den Profilen von Facebook zu stöbern, den Facebook-Posteingang zu bearbeiten, Freundschaftseinladungen zu bestätigen und selbst Beiträge zu verfassen. Aber das geht auch nur, wenn man dafür die Zeit hat. Besser wäre es, wenn man kleinere Interaktionen bereits aus dem E-Mail Account erledigen könnte.

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Sep 18

Laut Google steht der Nachfolger der klassischen E-Mail fest: Google Wave.
Google Wave ging ja nun stark durch die Presse. Für die, die nicht wissen, was Google Wave kann, hier eine kleine Zusammenfassung:

Man stelle sich die folgenden Dienste vor:  E-Mail Dienst wie GMX, Microblogging Dienst wie Twitter, Instant Messenger Dienst wie ICQ, Google Docs und ein Fotoportal. Vereint man diese Dienste hat man Google Wave. Das ganze schimpft sich dann Kommunikations- und Kollaborationsdienst.

Mit Google Wave kann man also Chatten, Nachrichten verschicken, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und vieles mehr. Wer wissen möchte wie das ganze aussieht, kann sich mit folgendem Video schon einmal einen ersten Eindruck verschaffen.

Wer das Video auf deutsch sehen möchte, der folge diesem Link: Google Wave Video auf deutsch.

Ganz im Web 2.0-Stil kann man außerdem gemeinsam erstellte Dokumente im Handumdrehen auf dem Blog, auf Facebook oder aber auch auf Twitter veröffentlichen.

Man könnte Google Wave auch als Kommunikationszentrum ansehen. Was noch fehlt ist der direkte Zugang zu Social Networks über das Google Wave Portal. Dann müsste man Google Wave garnicht mehr verlassen, zumindest nicht wenn es um Online Kommunikation geht.

Und aus diesem Grund entwickelt sich auch ein weiterer Trend. Social Networks rüsten ihre Plattformen nämlich mit Webmailern aus. Auf MySpace zum Beispiel bekommt man nun seine eigene E-Mail Adresse und kann aus MySpace heraus an eine beliebige E-Mail Adresse im WWW Nachrichten verschicken und auch direkt über MySpace empfangen. Interessanter Ansatz! Stellt sich nur die Frage, warum die Social Networks erst jetzt darauf kommen. Als E-Mail Adresse für die Kommunikation im Freundeskreis kann ich mir eine Adresse mit @myspace.de als Endung sehr gut vorstellen. Für Bewerbungen oder Kommunikation mit Geschäftskunden lohnt sich dann wohl eher die Mailadresse über einen Webhoster a la vorname@nachname.de. Bin mal gespannt, wann die Social Networks mit Funktionen wie E-Mail Sammeldienst, IMAP, POP 3 oder ähnliches nachziehen, um gegenüber den gängigen Webmailern konkurrenzfähig zu werden.

Aber noch mehr bin ich gespannt, was sich durchsetzen wird und was der Markt für E-Mail Dienste in den nächsten Jahren an Überraschungen auftischen wird. Es bleibt spannend. Am 30. September 2009 plant Google jedenfalls eine öffentliche Beta-Phase. Na dann auf zur perfekten „Welle“.

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